Une enquête Ifop révèle que seulement 22% des habitants de France sont contents de leur syndic, attribuant ce mécontentement à des problèmes tels qu'une rotation élevée des gestionnaires entravant le progrès des projets, une réactivité insuffisante due à une charge de travail excessive, et l'utilisation d'outils de gestion considérés comme dépassés. Ainsi, plus d'un tiers des interrogés envisagent de remplacer leur syndic. Pour aider à cette décision, voici huit critères essentiels.
Choix d'un gestionnaire unique
Il est important de définir le syndic coopératif qui sera toujours présent pour une gestion continue, un suivi efficace des travaux et une bonne communication avec les résidents. Il est important de vérifier que ce gestionnaire soit facilement accessible et disponible pour intervenir physiquement ou avoir un représentant sur place, pour répondre aux besoins et anticiper les éventuelles difficultés. Opter pour un nouveau syndic devrait renforcer cette relation, en choisissant un prestataire qui offre une plateforme d'échange d'informations efficace entre le gestionnaire, le conseil syndical et les copropriétaires.
Assurer la disponibilité et la réactivité du syndic
Malgré la promotion de leurs moyens de communication, de nombreux syndics pèchent par un manque de réactivité, avec des délais de réponse qui ne devraient jamais excéder 48 heures. Les copropriétaires doivent s'assurer du nombre et de la taille des biens gérés par le syndic envisagé, ainsi que de la disponibilité de son service clientèle par téléphone, pour garantir une communication fluide et rapide.
Sélectionner un syndic centré sur les intérêts des copropriétaires
Un bon syndic s'engage à limiter les dépenses récurrentes qui tendent à augmenter annuellement. Il choisit des fournisseurs de qualité, négociant des tarifs préférentiels pour la maintenance et les rénovations nécessaires. Une approche proactive, comme privilégier les relances téléphoniques aux courriers pour les retards de paiement, est un indicateur de sa volonté de réduire les coûts tout en étant efficace.
Opter pour l'innovation numérique dans la gestion des documents
L'adoption d'un extranet performant par le syndic permet une diffusion optimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble, incluant les convocations électroniques, l'envoi des procès-verbaux par email, ainsi que la conservation numérique des documents financiers et légaux. Cette méthode assure une plus grande transparence et facilite la supervision par les copropriétaires, qui devraient demander à voir une démonstration de l'extranet pour évaluer son efficacité.
Surveiller les coûts additionnels
Malgré la régulation des frais de syndic par la loi ALUR et sa mise en application le 26 mars 2015, il est crucial d'examiner attentivement le contrat de syndic pour identifier les services inclus dans le forfait annuel et ceux qui ne le sont pas. Certains syndics appliquent des tarifs élevés pour des frais supplémentaires, comme l'envoi de documents ou la gestion des mutations et états datés lors de la vente d'un bien. L'état daté, dont le coût peut varier jusqu'à 1260€ chez certains syndics, est plafonné à 380€ TTC depuis le décret du 21 février 2020, applicable dès le 1er juin. Il est interdit de facturer plusieurs fois pour la mutation d'un même lot.
Valoriser les services additionnels
Des syndics offrent des avantages supplémentaires comme des services de conciergerie, de garde d'enfants, d'animaux, ou de sécurité, qui peuvent être décisifs selon les besoins spécifiques des résidents. Ces services doivent apporter une valeur ajoutée significative pour être considérés comme un atout.
Évaluation du rapport qualité-prix
Lors de la comparaison des syndics, il est essentiel de considérer non seulement leurs tarifs mais aussi la qualité des services offerts tels que l'accessibilité, l'attention portée aux clients, l'efficacité dans la gestion des dépenses (par exemple, la renégociation des contrats et le suivi budgétaire), ainsi qu'une comptabilité claire et précise.
Adaptation du syndic à la copropriété
Le choix d'un syndic approprié peut contribuer à réduire les coûts, surtout dans les petites copropriétés. Les options incluent un syndic bénévole, professionnel ou non, qui implique une gestion directe par les copropriétaires, un syndic en ligne offrant une approche plus économique avec une gestion à distance nécessitant une implication active des résidents, ou un petit syndic traditionnel privilégiant une approche plus personnalisée et humaine.